Soluciones InfoMega

Soluciones de Gestión Documental

Enterprise Content Management (ECM) no solo son las herramientas sino también “las estrategias, métodos y herramientas utilizadas para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con los procesos organizativos”.

Captura

"Usamos las mejores tecnologías de digitalización para obtener la mayor calidad en captura de imágenes vs tamaño de los archivos"

El ciclo de gestión de documentos e información requiere de soluciones enfocadas en el procesamiento y mejoramiento de imágenes, reconocimiento y extracción o captura de datos aportando información significativa a los documentos que se gestionan y que deben ser digitalizados, reconocidos y catalogados de manera que sean útiles en los procesos que en adelante se realizarán de manera virtual.

Beneficios:

Documentos virtualizados en sus procesos:

Captura para documentos físicos que se digitalicen y para contenidos de audio, fotos, vídeo y cualquier tipo de archivo.

Fácil ubicación de documentos:

Mediante reconocimiento de texto, marcas, imágenes, caracteres se agiliza y automatiza la indexación de documentos.

Mejoramiento de Imagenes:

Aplicación de tecnología para ampliar la usabilidad de los documentos digitales en los procesos cotidianos de la empresa.

Gestión

"Con eficiente gestión se utilizan los documentos y la información para el mejor funcionamiento de la organización"

El objeto de los procesos que se basan en documentos es tramitar, aprobar, revisar, ordenar, seleccionar y en general usar la información para tomar alguna decisión. Una de las principales aplicaciones de gestión es la de correspondencia y archivo cuyas etapas soportamos con módulos y funcionalidades como las de SUGO/DE y en general cubriendo:

Beneficios:

Organización y racionalización:

Producción documental necesaria para los procesos de negocio, Marco de trabajo estandarizado y clasificado.

Autenticidad a integridad:

Documentos con contenido equivalente al de documentos físicos para uso seguro en los procesos que los requieren.

Acceso y disponibilidad controlada:

Trazabilidad de docmentos en procesos para asegurar responsables, cumplimiento de buenas prácticas y metas de servicio.

Almacenamiento y Preservación

"Alfresco ECM proporciona un repositorio documental unificado, confiable y seguro para documentos e información de valor"

Los documentos que se tramitan y archivan deben ser almacenados de manera organizada y segura, garantizando la recuperación oportuna, controlada y en donde se requiera con el fin de surtir la información que requieren los procesos.

A la vez se debe contar con mecanismos de conservación acordes con la criticidad y frecuencia del uso de los documentos y con el control adecuado de los inventarios de documentos físicos. Por esto ofrecemos soluciones específicas e integradas en:

Beneficios:

Control físico de los documentos:

Muchos problemas documentales se resuelven cuando se sabe exactamente qué documentos se tienen y dónde.

Gestión documental integral:

Integrar toda la empresa mediante la participación de las áreas productoras en su relación con el archivo.

Protección del patrimonio documental:

Preservar de manera adecuada documentos físicos y electrónicos para que la organozación cumpla normas y evite riesgos.

Entrega

"La razón de la gestión documental es suministrar insumos de información a quien necesite ejecutar un trámite”

Los datos de los trámites, consultas, clasificaciones y extracciones de información de los documentos que se gestionan con nuestras soluciones debe ser entregado, reportado y transformado en información que sea significativa para quienes deben controlar los procesos de atención a usuarios externos e internos.

Beneficios:

Visibilidad y seguimiento:

Consultas y reportes para proveer Información de documentos, de trámites, del avance, de encargados y responsables.

Interoperabilidad:

Capacidad del sistema documental de interactuar con otros sistemas para obtener o proporcionar información.

Generación de contenido:

Posibilidad de estructurar nuevo contenido con base en lo almacenado en el repositorio y publicarlo en web.